Como funciona a recepção do seu consultório?
Sabe aquele ditado popular que diz “a primeira impressão é a que fica”?
Ele se aplica perfeitamente quando falamos da recepção do seu consultório. Trata-se do primeiro local com que o paciente tem contato. Seja esse contato presencial ou por telefone.
Essa experiência precisa ser encantadora, para que se inicie o processo de fidelização dos pacientes aos seus serviços. É por esse motivo que todos os profissionais de saúde ou gestores de clínicas e consultórios precisam ter um cuidado especial com a recepção.
A seguir, apresentarei uma série de dicas práticas para que você possa melhorar a recepção do consultório e conquistar mais resultados positivos para o seu negócio. Acompanhe!
Personalize o tempo de consulta
O atraso em um atendimento é uma das piores experiências que um paciente pode vivenciar. Por mais que você realize apenas um tipo de atendimento em seu consultório. Sempre vai existir algumas diferenças entre eles. Por exemplo: primeira consulta, retorno, pacientes com algum tipo de necessidade especial, etc.
Sendo assim, é muito importante personalizar o tempo da sua consulta nesses diferentes cenários. Dessa forma, você consegue se planejar melhor e corre um risco menor de atrasar seus atendimentos.
Uma outra boa prática a ser feita é sempre deixar alguns minutos extras ao final de cada consulta em aberto na agenda. Assim, você terá tempo de fazer a higienização do consultório entre um paciente e outro.
Também não ocasionará atrasos, caso algum atendimento demande mais tempo do que o previsto.
Controle sua sala de espera
Dos pacientes agendados, quantos já chegaram? Quais chegaram no horário e quais atrasaram? De quanto tempo foram esses atrasos? Será que tem algum paciente que necessita de uma atenção diferenciada?
Você já se fez alguma dessas perguntas durante o tempo que está dentro do consultório? Aposto que sim!
Atender os pacientes e conseguir se comunicar com a secretária a todo momento é algo que não é possível, já que você precisaria ficar interrompendo os seus atendimentos.
Portanto, você precisa de um software que permita saber exatamente o que acontece na sua sala de espera. E que, com uma única olhada, consiga responder todas as perguntas lá de cima, sem precisar falar com ninguém. Dessa forma, você consegue fazer intervenções pontuais e priorizar atendimentos, caso algo saia do controle
Crie, vivencie e compartilhe uma cultura
Você já ouviu falar de cultura organizacional?
Toda empresa tem (ou deveria ter) um conjunto de direcionamentos, que servem para nortear a equipe em diferentes situações. Dependendo do porte de sua clínica ou consultório, talvez não seja necessário pensar em um código de cultura. Agora, a sugestão seria ao menos redigir quais são os valores mais importantes e entender como eles devem ser materializados.
Por exemplo, respeito. Como executar e vivenciar esse respeito no cotidiano?
Depois de definir esses valores, vivencie e os demonstre para sua equipe. Pois, com esses valores claros, todos da equipe saberão lidar com qualquer situação e irão transmitir para seus pacientes a mesma imagem que você quer passar para eles.
Invista nas tecnologias certas
Não é possível pensar em uma recepção que organiza agendamentos e atendimentos sem a ajuda da tecnologia, já que erros e perdas de informações são reduzidos drasticamente.
Agora, não adianta querer apertar um parafuso com um martelo.
Se a personalização e a experiência de atendimento são importantes. Você precisa buscar ferramentas que permitam a realização de agendamentos personalizados e que possibilitem o controle de todas as alterações realizadas nesses agendamentos. Além do controle da sala de espera.
Conclusão
Essas são algumas dicas para melhorar a recepção do consultório. Espero que elas tenham sido úteis para você e que possa colocá-las em prática.
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